Guide: Aktivitetsbaserade kontor – så blir övergången en fullträff

Aktivitetsbaserade kontor, alltså att medarbetarna utgår från olika zoner beroende på vilken arbetsuppgift som ska utföras istället för att ha fasta arbetsplatser, är en trend som pågått i ett antal år.

Men hur ska arbetsgivarna göra för att övergången ska bli så positiv som möjligt för de som ska jobba i den nya miljön? Det har forskarna Eva Bergsten, Katarina Wijk och David Hallman på Högskolan i Gävle tittat närmare på.

Läs mer: Microsofts vice vd: ”Kontoret är till för att slå sönder strukturer”

De har under en längre tid följt 700 anställda på Trafikverket parallellt med att myndigheten gick över till aktivitetsbaserade kontor. Trafikverkets mål var att redan före övergången öka förståelsen och känslan av delaktighet med hjälp av workshops, föreläsningar och andra informationsinsatser.

Och forskarnas resultat är tydligt. Insatserna som myndigheten gjorde inför övergången hade en avgörande betydelse för medarbetarna. Kunskapen och delaktigheten var betydligt högre hos de som deltagit i minst en aktivitet jämfört med de som inte gjort det. Dessutom ökade förståelsen ytterligare för övergången för varje extra aktivitet, något som visade sig redan innan själva flytten till de nya kontoren genomfördes.

Läs mer: Snabbväxande nischaktören: ”Vi ska upprepa succén med Tegelbacken”

– Att få stöd i en sådan process gör att allt går mycket smidigare och att det fungerar mycket bättre sedan, så att det inte bara blir någonting som bara händer och som man måste anpassa sig till, säger Eva Bergsten i en kommentar.

Viktiga åtgärder vid en övergång till aktivitetsbaserat kontor, enligt studien:

Ledningsinformation. Medarbetare: "Det var en otrolig uppslutning. Jättebra att få insikt i varför vi gör det här och vad det innebär, hur flytten skulle gå till och att vi gavs tillfälle att ställa frågor."

Modern ergonomiföreläsning. Om att arbeta på en aktivitetsbaserad arbetsplats, fördelar och utmaningar.

Upprepade workshops. Arrangerades under hela Trafikverkets övergångsprocess och syftade till att öka förståelsen och att ge verktyg för hur man kan arbeta i aktivitetsbaserade kontor. Bland annat erbjöds studiebesök och visning av de nya lokalerna. Dialog kring arbetssätt, hemvister, spelregler i kontoret och mycket mera.

Inspirationsföreläsning. Handlade om förändringar i det moderna arbetslivet och varför det anses nödvändigt att följa med i utvecklingen. Utmaningar, farhågor, förväntningar kopplat till hur man arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor och vilka vinsterna är.