Tisdag29.09.2020

Kontakt

Annonsera

Meny

Prenumerera på tidningen Fastighetsnytt

Till erbjudande

Sök

Kontor

En ursäkt för att minska yta eller ett kreativt verktyg?

Publicerad: 20 Augusti 2015, 14:42

Jonas Falk

Det blåser nya vindar i kontorsvärlden och lika snabbt som det går trender i nya koncept, lika snabbt kommer det fram goda och dåliga exempel.


Ämnen i artikeln:

Strategisk Arkitektur

Det blåser nya vindar i kontorsvärlden och lika snabbt som det går trender i nya koncept, lika snabbt kommer det fram goda och dåliga exempel. Överpositiva flyttgeneraler balanseras av skeptiska kvällstidningsreportrar som Peter Kadhammar i Aftonbladet. Men det finns inte några enkla svar, standardlösningar eller andra givna sanningar. Alla företag har sina utmaningar, möjligheter och förutsättningar, och det kloka är att skaffa sig kunskap, lära av andra och sedan göra sin egen resa.

Vi på Strategisk Arkitektur har genom åren haft förmånen att jobba med en lång rad intressanta företag. Vi strävar efter att ta oss an alla nya uppdrag med nyfikenhet och öppna sinnen. Men det finns trots allt en del gemensamma nämnare och det har jag försökt beskriva nedan.

Omvärldsförändring; problem eller möjlighet?
Vår omvärld förändras allt snabbare och man behöver som företag förhålla sig till det på ett eller annat sätt. Bland våra kunder ser vi tre saker som de flesta väljer att fokusera lite extra på:

1. Ökad innovationskraft genom att stimulera (och i vissa fall till och med framtvinga) samarbete.
2. Attrahera rätt medarbetare genom att erbjuda en modern, funktionell och inspirerande arbetsmiljö.
3. Ökad kostnadseffektivitet.

Att många företag inser att förändring sker vare sig man ser det som ett problem eller en möjlighet betyder inte att alla individer ser det på samma sätt. Och det är nog just här som den stora utmaningen ligger i att skapa förståelse för och erbjuda rätt verktyg för förändring. Det mest framgångsrika tycks tveklöst vara att man som företagsledning har en tydlig idé om vad man vill uppnå med sin förändring och varför. Bara då kan man få sina medarbetare att förstå poängen med en för dem krävande process.

Vad gäller den fysiska arbetsmiljön, ”kontoret”, så är olika lösningar olika bra på att stödja de tre områdena ovan. Att välja att inte göra något, oavsett var man befinner sig, är möjligtvis populärt hos dem som ser all förändring som jobbig och onödig, men sannolikt är det en dålig lösning vad gäller punkterna i övrigt. Men givetvis är det klokt att sitta still i båten om man inte är på det klara med vad man vill uppnå och varför, eller helt enkelt saknar förutsättningar för att genomföra rätt förändring. Med rätt stöd går det dock att genomföra rätt stora förändringar med förhållandevis små medel om bara viljan finns.

Innovation sker tillsammans med andra
Hur kan man stimulera samarbete i den fysiska miljön? Till att börja med behöver man skaffa sig kunskap om i vilka former samarbetet sker, idag och i morgon. Sedan kan man genom rätt zoner, rum, flöden, möbler och teknik skapa funktionella och inspirerande miljöer som stöttar planerat och oplanerat samarbete. Kunskapen om hur vi jobbar när vi samarbetar är dessvärre rätt dålig till skillnad från kunskapen om det individuella arbetet som alla fokuserat på tidigare, så här krävs lite jobb för att det skall bli bra. Det vi ser i våra mätningar är att de flesta jobbar individuellt ca 50-60% av sin tid och 40-50% samarbetar man aktivt med andra. Detta är under förändring och går mot mer och mer samarbete i allt fler olika konstellationer.

En del företag anser att interaktion mellan olika och gärna oväntade kompetenser är så viktigt att man sträcker sig utanför det egna företaget. Det kan handla om att skapa ytor i huset som inbjuder andra att vistas och till och med jobba där. Det kan också handla om att abonnera på ett antal platser på något ”co-working” ställe med en intressant blandning av människor från olika företag.

Ju mer vi skapar miljöer för dynamiskt samarbete, desto mer måste vi samtidigt skapa miljöer för det motsatta. Miljöer dit man kan dra sig undan för individuellt fokuserat arbete. Den viktigaste sådana miljön är tveklöst arbetsrummet. Bara där kan både ögon och öron få lugn och ro.

Att hitta och behålla de bästa medarbetarna
Att kunna erbjuda en attraktiv arbetsplats blir allt viktigare i konkurrensen om rätt medarbetare. Men vad som är attraktivt är naturligtvis oerhört individuellt och att hitta en lösning som passar alla i en tid när mångfalden ökar i alla dimensioner är kanske inte så lätt? Vi behöver med andra ord skapa kontorslösningar som kan attrahera allt fler olika smaker och fungera för allt fler olika uppgifter. Enformiga identitetslösa stora kontorslandskap med egna eller delade skrivbord i långa rader är långt ifrån detta. Det krävs en betydligt större variationsrikedom. Att få ha en egen plats eller ett eget rum som man får personifiera och bestämma helt själv över är för många attraktivt. Men om det samtidigt innebär ett mycket tätt möblerat kontorslandskap med små bord och alla nackdelar det har, kanske förändringströskeln trots allt av de flesta är att föredra om den leder till något som är både mer funktionellt och mer inspirerande. Den upplevda höjden på den tröskeln får dock inte underskattas. Återigen är rätt ledarskap avgörande.

Få, bra kvadratmetrar är bättre än många dåliga
En del väljer att fokusera enbart på kostnadseffektivitet genom att minska yta. Man kanske går från en lösning med egna kontorsrum till öppna landskap, eller från öppna landskap till ett ”flexkontor”. Det sistnämnda är inte helt ovanligt och det händer dessutom att man kallar det något annat såsom ”aktivitetsbaserat kontor” eller liknande. I praktiken är det emellertid bara ett kontorslandskap med samma för- och nackdelar men med de för medarbetarna negativa aspekterna av ”free seating” och ”clean desk”. Det är svårt för individen att se några poänger med att behöva leta efter ett ledigt skrivbord annat än att det är en kostnadsbesparing för företaget om alla miljöer ser likadana ut. En riktig aktivitetsbaserad arbetsmiljö är vad den heter, dvs baserad på de aktiviteter man utför, och de är betydligt fler och mer varierande än att de går att lösa bara med skrivbord.

Att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret
Många företag attraheras av tankarna kring det aktivitetsbaserade arbetssättet och arbetsmiljön eftersom det verkar kunna lösa alla tre av parametrarna; ökad innovationskraft, attrahera rätt medarbetare och bättre kostnadseffektivitet. Men av lite olika skäl lyckas inte alla. Oftast helt enkelt eftersom man medvetet eller omedvetet fuskat på vägen och i själva verket skapat ett flexkontor, dvs ett kontorslandskap men med färre skrivbord än antal medarbetare. De som lyckas har ofta en mycket tydlig idé om vad man med sin förändring vill uppnå och varför. Man har dessutom gjort sin hemläxa genom att mäta, analysera och kreera lösningar som passar det man vill uppnå. Men framför allt har man förstått att den fysiska miljön bara är en liten pusselbit i det viktiga arbetet med att skapa en företagskultur som ser förändring som en möjlighet till framgång. Och oavsett vilket kontorskoncept man väljer är det arkitektoniska grundkvaliteter såsom ljus, rumssamband, logistik, utblickar, akustik och ren och skär skönhet som kanske i slutändan är det som gör om en lokal blir attraktiv eller inte.

Jonas Falk
Arkitekt, Strategisk Arkitektur

Ämnen i artikeln:

Strategisk Arkitektur

Dela artikeln:


Fastighetsnytt nyhetsbrev

Genom att skicka in mina uppgifter godkänner jag Bonnier Business Media AB:s (BBM) allmänna villkor. Jag har även tagit del av BBM:s personuppgiftspolicy.